Gestion des lits et ordonnancement

Effigen leader de la mise en place de la gestion de lits et de l’ordonnancement des flux de patients intra hospitalier et des parcours patients intra-GHT

L’équipe dispose d’une expérience unique en France qui remonte à 2003. Ainsi, forts de cette expérience, les consultants d’Effigen travaillent à la mise en œuvre effective de cellules de gestion des lits et d’ordonnancement du circuit du patient dans des différents types d’établissements : CHU, CH et cliniques ESPIC ou privées de grande taille.

A l’issue du chantier MEAH⁽¹⁾ mené en 2006 relatif à une expérimentation de la mise en place de la gestion des lits en particulier dans un pôle du CHU de Toulouse, Dominique Dejean a contribué à la rédaction de l’ouvrage « la gestion des lits dans les hôpitaux et cliniques » publié par la MEAH.

Cette technique outillée avec le logiciel PatientFlowManager^© est nettement plus efficace que la gestion des lits

• témoignage du CHU de la Réunion à l’issue du premier hiver
• • c’est un projet qui correspond totalement aux attentes que nous devons exiger en 2022 pour nos patients ;

  • il était temps de passer à autre chose que le système obsolète de gestion des lits que nous avions ;

prendre connaissance de l’intégralité du témoignage du CHU de la Réunion…

Cette technique d’organisation a été un atout essentiel pour permettre aux établissements de gérer la crise COVID.

• témoignage de l’Hôpital Nord Franche Comté à l’issue de la première vague COVID
• actualité : le Centre Hospitalier de Luxembourg maintient la totalité de son activité de bloc opératoire malgré la prise en charge des patients durant la seconde vague COVID grâce à la cellule d’ordonnancement mise en place entre les 2 vagues.

Cette technique est également une excellente solution pour désengorger les urgences

• témoignage du CHU de Nantes après la mise en place de la cellule d’ordonnancement : “Désengorgement des urgences : les réponses du terrain“

Les principaux exemples de réussites mises en avant par le Ministère et par l’ANAP⁽²⁾ (Groupe Hospitalier Paris Saint Joseph, CHU de Nantes, Hôpitaux Universitaires de Strasbourg, CHU de Rouen…) sont des établissements dont les projets de gestion des lits ont été pilotés et mis en œuvre sur le terrain par les consultants du cabinet Effigen.

Le principe d’intervention du cabinet Effigen est particulièrement efficace : les consultants ne produisent pas de rapport de recommandations théoriques issues de la documentation MEAH ou ANAP et n’assurent pas un simple suivi des actions en mode coaching.

A l’opposé, les consultants Effigen ont une expérience réelle de mise en œuvre effective de ce type d’organisation. Aussi interviennent-ils exclusivement sur le terrain au côté des médecins et soignants. A l’issue de l’intervention, l’établissement dispose donc d’une cellule véritablement opérationnelle.

Effigen est désormais appelé par des hôpitaux étrangers qui souhaitent bénéficier de cette expertise rare.

Depuis 2017, notre équipe est mobilisée pour des problématiques d’ordonnancement des parcours patients par des hôpitaux étrangers stratégiques pour leur territoire comme le Centre Hospitalier de Luxembourg, et le Centre Hospitalier Territorial de Gaston Bourret (Nouvelle Calédonie).

Depuis 2018, le logiciel de gestion des lits PatientFlowManager^© et la méthode développée par Effigen permettent une gestion des parcours intra-GHT.

Une méthodologie éprouvée sur le terrain

Nos principes d’intervention :

• une méthode de diagnostic rapide, rodée et peu consommatrice de temps pour vos équipes et tournée d’emblée vers la conduite du changement,

• des expériences nombreuses et variées de conduite du changement, en CHU, CHR, CH, ESPIC et cliniques privées,

• un recul sur l’efficacité des différentes pratiques unique en France, grâce à une expérience acquise depuis 2003 sur le terrain avec les médecins, les soignants, les assistantes sociales… et non pas dans des opérations de pilotage à distance,

• une véritable assistance à la mise en œuvre sur le terrain indispensable à la réussite du projet grâce à :
  1. une habitude de déployer la méthode en « immersion » au sein des unités et de la cellule,
  2. un système d’information performant⁽³⁾, rodé et prêt à l’emploi ─ compris dans notre offre si l’établissement n’est pas doté d’un Dossier Patient Informatisé compatible gestion des lits ou ordonnancement ─ un élément clé indispensable pour réussir la gestion des lits : c’est le seul logiciel de gestion des lits qui permet à ce jour d’offrir (avec une mise en œuvre de seulement quelques semaines) une vision de l’occupation des lits précises à la fois à un instant précis et dans le temps et qui garantisse, par construction, la qualité de l’information,
  3. une connaissance précise des paramétrages à mettre en place dans les logiciels Dossier Patient Informatisé compatible gestion des lits ou ordonnancement,
  4. un référentiel riche de « bonnes pratiques » éprouvées, de « règles de placement et d’hébergement » (dénommés thésaurus), « processus »… basé sur cette expérience unique enrichie depuis 2003 aussi bien en CHU, CHR et CH, qu’en ESPIC et cliniques privées : c’est une une spécificité Effigen conçue grâce à sa base de références importantes dans tout type d’établissement qui permet d’accélérer considérablement les travaux préparatoires indispensables à la qualité et à l’efficacité du dispositif. Effigen dispose de thésaurus pour l’ensemble des spécialités chirurgicales, interventionnelles et médicales, adultes comme pédiatrie. Ce référentiel permet un gain de temps très important pour les équipes et sécurise la mise en place du dispositif d’ordonnancement.

Une méthode qui garantit la réussite du projet dans un délai court

Aujourd’hui, le nombre et la diversité de nos références démontrent à la fois la capacité des consultants Effigen à mettre en place des cellules de gestion des lits efficaces dans tout type d’environnement et sa maîtrise des différentes dimensions d’un tel projet : des périmètres de 400 à 500 lits au sein de deux CHU ont été mis en place en 3 à 4 mois. Ainsi, un établissement doté d’environ 800 à 1000 lits MCO pourra démarrer en 2 paliers avec un projet qui prendra environ 8 à 10 mois.

La mise en place de la gestion des lits : un projet des plus complexes que peut mettre en œuvre un établissement

Ce projet est complexe : il mêle des aspects de conduite du changement, de refonte des processus, de définition des parcours cliniques, et informatiques. La méthodologie rodée mise au point par l’équipe Effigen depuis 2003 sécurise le projet et permet d’assurer une mise en place de la gestion des lits en un délai optimisé. Elle permet également de compléter le dispositif par la mise en place progressive d’un véritable ordonnancement du parcours du patient pour réduire en particulier la durée de séjour et favoriser le développement de l’ambulatoire.

Nous mettons à disposition des bases de processus, de règles d’hébergement, de placement, de fiches de poste et de profils nécessaires pour constituer la cellule. Ces éléments permettent d’offrir des éléments crédibles aux équipes pour conforter et accélérer la démarche.

Nos consultants sont présents au sein des unités durant les premières semaines de démarrage pour permettre l’acquisition des « bonnes pratiques » d’enregistrement des flux et d’actualisation des dates prévisionnelles de séjour.

Un système d’information proposé dans le cadre de nos interventions

Enfin, disposer d’un système d’information compatible avec la gestion des lits est une condition sine qua non de réussite : comme le système d’information de la majorité des établissements français ne peut satisfaire aux besoins de la gestion des lits, nous mettons à disposition le logiciel de gestion des lits PatientFlowManager^©(3), que nous avons conçu pour assurer le fonctionnement de la cellule en liaison permanente avec les unités et le service des urgences. Son ergonomie particulièrement intuitive permet une adoption immédiate à la fois par les médecins et le personnel soignant des bonnes pratiques de gestion des flux en temps réel.

PatientFlowManager est un logiciel de gestion des lits patients intra-hospitalier et des parcours patients intra-Groupement Hospitalier de Territoire.

Le cabinet Effigen est actuellement le seul cabinet à proposer aux établissements de mettre en place l’« ordonnancement du circuit du patient » intégrant à la fois la gestion des lits et l’optimisation du bloc et autres plateaux techniques.

Si votre quotidien ressemble trop souvent à cela…

ou si vous souhaitez augmenter vos taux d’occupation, passer à l’ambulatoire…

…il est temps de changer de méthode de « gestion des lits »

…voire de passer à l’ordonnancement du circuit du patient,

si vous souhaitez accélérer et sécuriser la mise en œuvre de la gestion des lits au sein de votre établissement en bénéficiant :

• de l’expérience de notre équipe acquise sur le terrain auprès de très nombreux établissements (CHU, AP, CH, ESPIC et cliniques privées),
• et du logiciel de gestion des lits PatientFlowManager^©* conçu par notre cabinet,

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_{Notes :}

_{(1) : La Mission nationale d’Expertise et d’Audit Hospitaliers a été créée en 2003 pour étudier des modalités organisationnelles efficaces sans déroger à la qualité afin de favoriser les démarches de rationalisation des organisations des établissements de santé nécessaires à la mise en place de la T2A.}

_{(2) : L’Agence Nationale d’Appui à la Performance a été créée pour favoriser la diffusion des bonnes pratiques organisationnelles, en particulier les pratiques mises au point précédemment avec la MEAH.} 

_{(3) : Le logiciel PatientFlowManager© a permis à de nombreux établissements (comme les Groupe Hospitalier Paris Saint Joseph, CHU de Nantes, Rouen, Grenoble, Strasbourg, Dijon, CHR d’Orléans, AP-HP-Lariboisière, AP-HP La Pitié Salpêtrière…) de mettre en place la gestion des lits de manière très efficace sans attendre les nécessaires adaptations de leur système d’information aux besoins de la gestion des lits. Les premiers établissements avec lesquels nous avons travaillé ont depuis intégré les fonctions essentielles de PatientFlowManager© au sein de leur système d’information soit par des développements spécifiques ou soit par l’acquisition d’un module ad hoc disponible auprès de l’éditeur de leur système d’information de production de soins.}