Audit et optimisation de bloc opératoire
Effigen, leader des audits de bloc opératoire
Le cabinet Effigen est le leader français des démarches d’optimisation des blocs opératoires, tant publics que privés. Sa méthodologie a fait ses preuves sur plus d’une centaine d’établissements de tout type : CHU, CH, ESPIC, CLCC, Hôpitaux d’Instruction des Armées et cliniques privées.
Dominique Dejean a formalisé cette méthodologie pour la MEAH* dans l’ouvrage « Gestion et organisation des blocs opératoires dans les hôpitaux et cliniques » publié en 2006 aux éditions Berger Levrault.
La MEAH l’a également sollicité pour former des consultants de la majorité des cabinets de conseil français afin de favoriser la diffusion rapide de ces bonnes pratiques standards.
Un savoir-faire reconnu à l’étranger
Depuis 2018, des hôpitaux étrangers font appel au savoir-faire Effigen pour optimiser les blocs opératoires et leurs parcours patients (3 hôpitaux de Suisse , 2 hôpital de Luxembourg, 1 clinique en Belgique, 1 hôpital de Nouvelle Calédonie, 1 en Polynésie française, les 2 CHU de la Réunion).
Les méthodes d’optimisation des blocs d’EFFIGEN associées à l’ordonnancement des parcours développé par EFFIGEN sont des atouts essentiels pour permettre aux établissements de gérer la crise COVID.
- actualité : le Centre Hospitalier de Luxembourg maintient la totalité de son activité de bloc opératoire malgré la prise en charge des patients durant la seconde vague COVID grâce à la cellule d’ordonnancement mise en place entre les 2 vagues.
Une méthodologie éprouvée
Effigen offre une approche unique, combinant à la fois :
- une approche d’optimisation des flux du bloc opératoire pour augmenter l’efficience des matériels et des ressources humaines, avec la mise en place de processus optimisés, une correction du paramétrage des applications de gestion des blocs car il constitue régulièrement un obstacle à l’optimisation, la refonte des vacations et des plannings des différents intervenants
- et une véritable conduite du changement
que nous démarrons dès la phase d’audit pour ancrer les « bonnes pratiques » auprès de tous les intervenants. Pour faciliter le changement, Effigen a l’habitude d’organiser des séminaires de conduite du changement avec les opérateurs, les médecins anesthésistes, l’encadrement et les soignants.
| Illustration de résultats obtenus grâce à cette méthodologie |
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Outil d’aide au dimensionnement des blocs opératoires
Dominique Dejean a également mis au point pour la MEAH un outil d’aide au dimensionnement des blocs opératoires (HorizonsBloc**) qui a été rendu obligatoire par décret dans le cadre des demandes d’aides « Hôpital 2012 ». Cet outil est mis à profit pour des projets d’agrandissement ou de construction de nouveau bloc opératoire public ou privé.
Benchmarks des blocs opératoires
Enfin, il a conçu et piloté les benchmarks nationaux des blocs opératoires menés à grande échelle par la MEAH (qui ont associé au total 1400 blocs opératoires) puis par la Fédération Nationale des Centres de Lutte Contre le Cancer. Effigen met à disposition des outils pour réaliser des benchmarks de blocs pour des groupes d’établissements ou des régions.
Effigen, appelé régulièrement pour régler des situations complexes
L’associé fondateur d’Effigen, Dominique Dejean et expert depuis 2005 de l’organisation des blocs, a été
- le principal contributeur de l’ouvrage de référence publié par la MEAH en 2006,
- mandaté par la MEAH en 2006 pour former un grand nombre de consultants de plusieurs cabinets de conseil français afin de favoriser la diffusion à grande échelle des méthodes standards,
- mobilisé par la MEAH pour mettre au point et piloter les deux premières démarches à grande échelle de benchmarking des blocs opératoires (2007 et 2008) puis par UNICANCER (ex. FNCLCC 2009). Au vu de l’intérêt de ces parangonnages, ces démarches ont été ensuite reprises par des ARS.
| De ce fait, Dominique Dejean est régulièrement mobilisé par des Directions Générales d’établissement pour régler des situations de crise ou particulièrement complexes dans leur bloc opératoire. |
Effigen, expert de l’optimisation des grands blocs opératoires
Le cabinet Effigen a développé des méthodes d’organisation particulières pour les grands blocs tant d’établissements privés que publics pour permettre de répondre à une double équation : la recherche d’efficience des moyens et des personnels mais également l’optimisation des temps des opérateurs afin de maximiser la production durant leur temps de présence au bloc opératoire.
Optimisation de l’ambulatoire chirurgical
Effigen a également développé des techniques d’organisation pour mettre en œuvre l’ambulatoire, y compris des méthodes d’ambulatoire rapide (dite « fast-track ») permettant d’allier à la fois une marche en avant et une optimisation du temps de passage.
Des logiciels pour optimiser les vacations et les plannings des blocs opératoires
| Les logiciels conçus par Effigen dont bénéficie l’établissement à l’issue de la mission : |
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| Suite à nos actions à vos côtés, vous apprécierez avoir une autonomie sur la gestion au quotidien, grâce à : |
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Pour compléter l’optimisation du bloc opératoire, le cabinet Effigen est actuellement le seul cabinet à proposer aux établissements de mettre en place l’« ordonnancement du circuit du patient » intégrant simultanément l’optimisation du bloc et autres plateaux techniques et la « gestion des lits ». Les consultants d’Effigen disposent sur ce sujet d’une expérience acquise depuis 2003 auprès de grands établissements privés et de CHU.
| Adaptation de votre système d’information |
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Face à la diversité des logiciels du marché, dont la qualité et le niveau de performance sont très hétérogènes et souvent insuffisants pour garantir une organisation efficiente du bloc, Effigen a mis au point un cahier des charges informatique complet avec le socle minimal de fonctionnalités nécessaires pour organiser efficacement votre bloc. Ce cahier des charges vise à sécuriser votre investissement. Effigen peut fournir le logiciel ScanBloc© pour produire sans perte de temps des tableaux de bord standards et strictement conformes aux normes MEAH. |
Vous souhaitez augmenter la performance de vos blocs opératoires, notamment pour accroître la proportion d’activité ambulatoire ou dimensionner votre futur bloc opératoire ?
Notes :
* La Mission nationale d’Expertise et d’Audit Hospitaliers a été créée en 2003 pour étudier des modalités organisationnelles efficaces sans déroger à la qualité afin de favoriser les démarches de rationalisation des organisations des établissements de santé nécessaires à la mise en place de la T2A.
** HorizonsBloc est à la fois un outil informatique « basique » (tableur Excel®) destiné aux équipes hospitalières permettant de réaliser une analyse exhaustive, prenant en compte tous les paramètres pour simuler différents scenarii (activité actuelle et future, les ressources (humaines et matérielles), la performance dans l’utilisation des locaux et les caractéristiques de l’organisation et une démarche pédagogique associant tous les acteurs et amenant l’établissement à critiquer son projet et en ajuster les contours le cas échéant.
Certaines interventions citées ont été réalisées par Dominique Dejean, associé Effigen, alors en poste dans un autre cabinet de conseil.
