Organisation & refonte des plannings

L’organisation et les plannings : des enjeux multiples

L’organisation des structures, et les plannings qui en résultent, se doivent d’intégrer plusieurs approches parfois contradictoires. L’enjeu est de taille et impose aux ESMS d’intégrer l’ensemble des dimensions au quotidien.

Le bien-être des bénéficiaires

Cet enjeu couvre la disponibilité des équipes, un planning et une organisation orientés et à leur service

Le bien-être des équipes

Il s’agit d’organiser et d’attribuer les différentes tâches à réaliser aux professionnels en cohérence avec leurs formation et qualifications. Mais également de lister les différentes tâches à réaliser et d’identifier clairement le rôle de chacun dans la structure au travers de la réponse à « qui fait quoi ? », tout en gardant la souplesse nécessaire du quotidien.

L’efficience de l’organisation avec les moyens attribués

Les moyens étant à capacité finie, il est vital pour les structures de maîtriser les coûts au travers de la mise en œuvre d’une organisation efficiente, en intégrant les moments durant lesquels les bénéficiaires ont le plus besoin des moyens de la structure.

Le respect de la réglementation

Le respect de la réglementation couvre différentes thématiques : l’attribution des rôles et responsabilités sur certaines tâches (exemple: distribution des médicaments), les amplitudes horaires (autorisées, dérogations), la durée des pauses (obligatoires, tolérées), etc.

L’apport d’Effigen porte sur l’ensemble des enjeux

Parce que nous savons qu’aborder un seul ou partiellement les différents enjeux est un risque fort de désorganisation sans compter l’impact, encore plus grave, sur le quotidien des bénéficiaires, Effigen aborde l’organisation des ESMS dans l’ensemble des dimensions simultanément. Le planning étant la formalisation et la résultante de nos interventions.

La démarche proposée, associant les professionnels, repose sur les grandes phases suivantes :

• la prise de connaissance du contexte détaillé de la structure (documentaire, rencontre avec les usagers/familles/partenaires/groupes de professionnels, investigation sur site aux côtés des professionnels),
• l’élaboration d’un diagnostic,
• le partage du diagnostic avec les professionnels et le début de pistes organisationnelles, en atelier thématiques,
• l’élaboration d’une organisation cible partagée, au fur et à mesure de l’avancement des travaux, avec la Direction,
• le partage de l’organisation cible avec des représentants des professionnels avant une présentation plus globale.